○鹿児島県市町村総合事務組合文書規程
平成19年4月1日
訓令第2号
鹿児島県市町村職員退職手当組合文書編さん保存規程(昭和40年訓令第1号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は,鹿児島県市町村総合事務組合事務局(以下「事務局」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは,事務局において受け付け,発送し,保管し,又は保存するすべての文書,簿冊類及び小包等をいう。
2 親展文書及び書留は,開封せず,封皮に受付印を押し,親展文書・書留交付簿(様式第3号)に記載の上,直接名あて人に配布し,受領印を受けなければならない。
3 現金,金券,有価証券等が添付してある文書は,重要物件処理簿(様式第4号)に記載の上,総務管理課長の閲覧を得て受領者の印を受けなければならない。
4 訴訟,異議申立て及び申請等に関する文書でその日時が当該行為の効力に関係を及ぼす文書は,第1項の定めによるほか,取扱者は,その文書の欄外に受付した時刻を明記し,証印してその封筒を添付しなければならない。
(文書の処理)
第4条 文書が配布されたときは,速やかにこれを処理するものとする。この場合において,特に重要と認める文書の処理については,あらかじめ上司の指示を受けなければならない。
(起案)
第5条 文書の起案は,起案用紙(様式第5号)を用いなければならない。
(合議)
第6条 他の団体に関係がある回議は,その関係がある団体に合議しなければならない。
(文書番号)
第7条 発遣文書には,次の記号を冠し,発遣番号を記入するものとする。ただし,軽易な文書にあっては,記号番号を省略することができる。
総務管理課に属するもの 鹿総総管
事業1課に属するもの 鹿総事1
事業2課に属するもの 鹿総事2
会計室に属するもの 鹿総会計
2 文書番号は,毎年1月1日をもって更新する。
(文書のつづり)
第8条 文書は,1件ごとに,起案から完結に至るまで一括してつづるものとする。
(記号,番号及び日付の整理)
第9条 決裁済みの文書は,次の要領により,直ちに記号,番号及び日付の整理をしなければならない。
(1) 条例,規則及び訓令の記号及び番号は,法規番号簿(様式第6号)により整理すること。
(2) 告示の番号及び日付は,告示簿(様式第7号)により整理すること。
(浄書及び校合)
第10条 決裁済みの文書で浄書が終わった文書は,決裁文書と校合の上,決裁文書の所定欄に浄書者及び校合者の認印を押印しなければならない。
(公印の使用)
第11条 発送する文書には,公印及び契印を押印しなければならない。ただし,印刷に付した文書には,契印を省略することができる。
(発送の手続)
第12条 発送文書で郵便切手を使用する場合は,郵便切手受払簿(様式第8号)で処理しなければならない。
第13条 文書を発送するときは,発送の年月日等必要な事項を受発簿に記入し,決裁文書には,施行年月日を記入し,取扱者が押印の上,起案者に返付しなければならない。
(完結文書)
第14条 文書の処理が完結したときは,決裁文書の所定欄に完結の認印を押印し,かつ,他に規定するところにより整理しなければならない。
(分類の基準)
第15条 文書の分類は,様式第9号による文書分類簿により類別するものとする。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
(文書の編さん)
第16条 文書の編さんは,次の基準による。
(1) 会計に関する文書は会計年度ごとに,その他の文書は暦年ごとに,処分完結の順序に編さんすること。
(2) 1件の文書で数事件に関連するものは,主たる事件の属する簿冊に編さんすること。
(3) 1年分の文書の厚さが4センチメートルに満たないときは,数年分を合わせて編さんし,9センチメートルを超えるときは,分離できない場合を除き,分割して編さんすること。
(4) 簿冊には,1冊ごとに様式第10号の目次を付けること。
(5) 簿冊には,表紙を作成し,様式第11号の簿冊名票を付すること。
2 臨時の事件に関する文書で前項の規定によることができないものは,特別の取扱いをすることができる。
(簿冊の収蔵)
第17条 会計に関する文書は毎年7月末日までに,その他の文書は毎年3月末日までに編さんし,直ちに様式第12号の簿冊原簿に登録した上,書庫に収蔵しなければならない。ただし,第4種及び第5種に属する文書は,簿冊原簿の登録を省略することができる。
(文書の閲覧及び貸出し)
第18条 法令又は条例に定めのある場合を除くほか,職員以外の者に文書を閲覧させ,又は貸し出してはならない。
2 職員が,総務管理課に引き継いだ保存文書を閲覧し,又は貸出しを受けようとするときは,保存文書閲覧簿(様式第13号)により所定の手続をとらなければならない。
3 文書の貸出期間は,7日以内とする。ただし,総務管理課長が特に必要と認めて承認したときは,その期間を延長することができる。
4 保存文書は,庁員以外の者に閲覧させ,又は謄写させることはできない。ただし,事務局長の許可を得たときは,この限りでない。
(廃棄)
第19条 保存期間が満了した保存文書は,管理者の決裁を経て廃棄するものとする。
2 保存期間が満了しない文書であっても,事務局長において保存の必要がないと認めたものは,廃棄することができる。
(廃棄文書の処理)
第20条 保存文書を廃棄するときは,その年月日を簿冊原簿に記入し,保存文書中印形の移用のおそれがあるもの又は秘密に属するものについては,焼却又は切断等適切な措置を講じなければならない。
(検査)
第21条 事務局長は,書庫の保管状況を常に検査しなければならない。
附則
この訓令は,平成19年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
文書保存年限別基準表
第1種(永久保存)
1 組合の設立及び規約に関する文書で重要なもの
2 組合議会に関する重要なもの
3 条例,規則,訓令及び重要な告示通達関係書類
4 行政庁からの通達,例規文書等で重要なもの
5 職員の任免,進退,賞罰その他人事に関する文書で重要なもの
6 訴訟及び行政不服審査に関する文書で重要なもの
7 事務の引継ぎに関する重要なもの
8 予算,決算及び出納に関する文書で特に重要なもの
9 原簿,台帳,図面等に関する特に重要なもの
10 不動産その他の財産の取得,管理,処分等に関する文書で重要なもの
11 その他永久保存の必要を認められるもの
第2種(10年保存)
1 組合議会に関するもので永久保存以外のもの
2 職員の任免,進退その他人事に関する文書で永久保存以外のもの
3 調査,統計,報告,証明等で特に重要なもの
4 その他10年保存の必要を認められるもの
第3種(5年保存)
1 給与に関する重要なもの
2 重要文書の受発に関するもの
3 予算,決算及び出納に関する重要なもの
4 原簿,台帳,図面等に関する重要なもの
5 その他5年保存の必要を認められるもの
第4種(3年保存)
1 給与に関する重要でないもの
2 照会,回答その他往復文書に関するもの
3 その他3年保存の必要を認められるもの
第5種(1年保存)
1 軽易な照会,回答その他文書に関するもの
2 処理を終わった一時限りの願い届及びこれに関するもの
3 その他1年を超えて保存する必要がないと認められる文書